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    校友路 | 鉴成:提高站位 把握大局 在学习磨炼中全面提升业务能力

    发布时间:2022-11-29 来源: 浏览次数:

    鉴成,2009级MPA校友,曾任中国社科院工业经济研究所办公室副主任、中国社科院数量经济与技术经济研究所办公室副主任、主任,现任中国社科院哲学研究所人事处处长(党办主任)。

    2022年11月5日,在第四期校友沙龙上,鉴成校友从入职新岗位要加强理论、业务、方法三个方面的学习,做好办公室工作“办文、办会、办事”的具体内容及补齐短板的重要性等三个方面作了深入的分享。

    他指出,进入一个新的工作岗位,首先要了解清楚单位主责主业是什么,所做的工作都要围绕中心、服务大局来开展。办公室作为服务保障部门,其工作人员必须站位高、眼界远,在工作中从大局、全局的角度去思考问题,从高层、中层、基层多维度去处理问题,这样才能更好地服务主责主业,更好地做好办公室沟通协调、起草文稿、办理会务等各项工作。

    一、加强学习,提高站位

    在办公室岗位工作,要注重加强以下三方面的学习。

    一是学理论。理论是基础,是原则,是纲领。没有理论支撑,文稿就没有高度和深度,实践也就没有了依据。在新媒体发达的新时代,学习理论的渠道很多,形式也更加多样化,不仅要从课本上学习理论知识,而且要从时事的新文件中学习,比如当前学习热度较高的党的二十大报告等。在基层工作的同志,也要善于学习省市县各级文件精神、领导讲话等,内容涉及领域广,指导意义强,要认真研读,真正学深悟透。认识问题是水平、解决问题是能力,发现不了问题,也就无从解决问题。学理论就是为了提高认识问题的水平,帮助发现问题、找准问题,这样才能有针对性地解决问题。要将所学理论同单位主责主业和办公室本职业务结合起来,善于发现问题中的主要矛盾,带动问题的次要矛盾解决。

    二是学业务。办公室的业务与单位对办公室的职能定位紧密联系在一起,一般包含行政后勤、财务、人力、党务等方方面面,规模小的单位办公室业务会更综合。这些业务关系到职工的切身利益和单位稳定发展,工作人员业务必须精通。

    首先要端正办公室岗位工作定位,要认识到办公室是服务保障部门,而不是权力部门,这是前提。在此基础上精通办公室本职业务,熟悉单位的其他业务,做一个“多面手”、全面的单位人。

    其次要看懂文件,尤其是国家级或省部级文件,大文件的立意高远、逻辑严谨、思想深邃、指导性强,所以看懂文件是熟悉本职业务工作的重要途径,对于有政策连续性的文件不易看懂,要多虚心向长辈、前辈请教学习,只有读懂理解文件内容,领会精神实质,才能更好地实际执行。在执行文件时,要结合实际,形成工作方案,明确时间节点、实施步骤、操作流程,把政策文件转化成实际的操作业务。对于刚参加工作的新人,非常重要的一个方法就是从以前的文书档案、文件材料中去学习,了解原来的工作是怎么做的,再结合目前新的政策文件,形成完善的工作方案,这样就可以把工作真正落实落细。

    三是学方法。俗话说,“方法不对,努力白费”。学习方法很关键、也很重要。方法对了,事半功倍。学方法,第一就是向领导学、向同事学。学习领导的讲话艺术、处理复杂问题的方式,学习领导发言稿中蕴含的思想等。每个同事都有长处,要善于发现身边同事的优点,积极学习吸收,有助于自身快速有效提升。第二就是学习提升沟通的能力。沟通要做到有效沟通,有效沟通就要避免答非所问、绕圈子沟通。在工作中更要善于沟通,不主观、不猜疑,实事求是,摸清有效信息,提供正确决策建议。办公室工作需要上传下达、左右协调,如果沟通不清,信息失真,就会导致领导掌握的信息不准确,直接影响决策准确性。一般的沟通原则是,汇报工作讲结果、请示工作讲方案、总结工作讲过程、交接工作讲感受。

    二、精通业务,胜任本职

    办公室工作的具体业务可以用三个“办”归纳起来,就是我们通常说的“三办”,即“办文、办会、办事”,只有精通业务,才能胜任本职工作。

    (一)办文要精准。在日常工作中经常出现没有页码、字体字号不统一等问题,就是没有按照《党政机关公文处理工作条例》执行。在机关单位,办文都有非常规范的行文准则和运转流程,文件在机关单位更是有非常严格的要求,有固定的格式和标准等。现在用的是《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),里面有公文的种类、格式和行文的规则等等。比如说正文字体是仿宋,一般每面排22行,每行排28个字,一页有616个字。这样,一篇文稿共有多少页、多少字,领导讲话需要多长时间,心里就非常清楚。办文要做到“零差错”,切实把好公文的文字关、规则关、格式关、政治关、法律关、政策关,提高公文运转效率。

    日常所做的工作多数反映在总结报告等公文里,公文又是文书档案中非常重要的资料,也是各级检查、巡视巡查非常重要的材料,公文的用词、用字要格外推敲,要准确把握、实事求是、要客观,因此,办文一定要精准。不同文种有不同的写法,这也是一门学问,要想把公文写的漂亮、言简意赅,也需要多加修炼。

    (二)办会要精细。党的十八大以来,党中央对精简会议有明确的要求,倡导各级机关开短会,这就更要提高办会的效率,体现出开会的效果。开会是很重要的工作方法,是统一思想、布置工作的很好抓手,办会的要求就是要精细。首先,会议通知要素要齐全,涉及时间、地点、参会人员、主题等一些关键要素,要把通知的要素形成固定思维方式,充分做好会前准备。其次,会议议程要清晰,会前把会议议程列清楚,会议主持人和参会人都做到心中有数,撰写会议纪要时也不会落项。再次,会场布置要整齐,在工作中要养成把会场摆放成横平竖直、整齐划一的标准。把桌签、材料、水杯等各自摆放成一条线,既整齐又美观。有会议手册的会议,要认真仔细核对参会人员的名字、职务等,要以官方最新的称呼为准,防止个别领导职务或者工作单位发生变化,而未及时更新,这一点若疏忽则可能会影响大局,这都是一些具体的工作。最后,服务保障要到位。如果有高级别领导或专家出席会议,那么最高领导或专家级别就决定会议的规格,会前首先要把参会领导、专家学者确定下来,安排专门人员保障好,包括接站、安排住宿等等,方方面面都要求办会要精细。

    (三)办事要精心。刀在石上磨,人在事上练。办事最能体现一个工作人员的综合素质能力,一个人只有多办事才能多办成事,特别是刚入职的年轻人要树立一个良好的心态,不要怕领导压的事情多,事情多是委以重任,也是锻炼自身的好机会。不管是会议的决议、文件的执行、还是领导的交办事项,都需要相关人员去执行办理。办事就要理清思路,即使不形成文字版的方案,在思维上也要形成办事流程,避免东一榔头西一棒子,在实际办事过程中随意颠倒,造成工作中出现漏洞。

    三、补齐短板,全面发展

    在考察干部时,组织通常从“德能勤绩廉”五个方面来考察,五个方面都全面发展的同志往往会被选拔出来。在实际工作中若这五方面存在短板,而短板的一方就是制约发展的一个重要因素,所以补齐短板非常重要。

    通常自己的短板自己认识不到,或者是不愿接受,若不能“每日三省吾身”,就需要有“高人、贵人、小人”帮忙把短板找出来,甚至逼迫你去改正,这就是刚才校友提到的“高人指点,贵人相助,小人监督、个人努力”。简言之,就是高人指点迷津,贵人相助危难,小人监督修渡,个人努力刻苦。只有这样,才能满足成为组织需要的人才,更好地施展自己的才华,为组织贡献自己的力量。

    以上是11月5日晚第四期校友沙龙——“办公室的故事”主题活动中鉴成校友分享的主要内容,希望大家读后能对办公室工作有更深入的认识。

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